Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Intelstrom GmbH im Rahmen der Cortex-Plattform.
1. Verantwortlicher
Intelstrom GmbH Dr.-Gessler-Straße 12A 93051 Regensburg Deutschland
E-Mail: privacy@intelstrom.com Website: https://cortexpro.de
Datenschutzbeauftragter (DSB): Derzeit ist kein DSB bestellt — die Intelstrom GmbH beschäftigt weniger als 20 Personen, die ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind; eine Bestellung ist gemäß § 38 BDSG derzeit nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für alle datenschutzrechtlichen Anfragen: privacy@intelstrom.com
2. Welche Daten wir erheben
2.1 Bei der Registrierung (von Ihnen bereitgestellt)
| Datum | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse | Kontoerstellung, Anmeldung, Abrechnung, Benachrichtigungen | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Vollständiger Name | Anzeigename, Profil, Abrechnung | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Passwort | Authentifizierung (gehasht und von AWS Cognito gespeichert — wir sehen Ihr Passwort niemals im Klartext) | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Fachbereich | Personalisierung des Dienstes (z. B. TGA, Tragwerk, Architektur) | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
2.2 Während der Nutzung (von Ihnen bereitgestellt)
| Datum | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Ingenieurdokumente (IFC, PDF, DWG, XLSX, GAEB) | Dokumentenanalyse, KI-gestützte Prüfungen, Berechnungen | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Chat-Nachrichten mit dem KI-Assistenten | Bereitstellung des KI-gestützten Engineering-Assistenten | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Projektmetadaten (Name, Phase, Bundesland) | Projektverwaltung und normgerechte Berechnungen | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
2.3 Automatisch erfasste Daten
| Datum | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| IP-Adresse | Sicherheit, Betrugsprävention, Missbrauchserkennung (Audit-Log, Aufbewahrung 12 Monate) | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Browser-User-Agent | Kompatibilitätsüberwachung (auf 500 Zeichen gekürzt) | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Funktionsnutzung / Token-Verbrauch | Abrechnungsgenauigkeit, Guthaben-Tracking | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Notwendige Fehlerprotokolle | Dienststabilität und Fehlerbehebung — ohne standardmäßige Übertragung personenbezogener Daten | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Optionale Statistik-/Fehleranalyse (Sentry) | Performance- und Fehleranalyse zur Produktverbesserung | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — siehe Abschnitt 9 |
2.4 Zahlungsdaten
Wir verwenden Stripe als Zahlungsdienstleister. Wenn Sie ein Abonnement oder ein KI-Guthaben-Paket erwerben:
- Ihre Kreditkartendaten werden direkt auf der gehosteten Stripe-Checkout-Seite eingegeben — sie gelangen niemals auf unsere Server.
- Wir speichern ausschließlich: Stripe-Kunden-ID, Abonnementstatus, Abrechnungs-E-Mail und Zahlungszeitstempel.
- Stripe ist PCI-DSS Level 1 zertifiziert. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Stripe.
2.5 Daten, die wir NICHT erfassen
- Social-Media-Konten
- Geburtsdatum oder Alter
- Standortdaten oder GPS
- Werbe-Identifikatoren oder Tracking-Pixel
- Biometrische Daten
- Verhaltensanalyse oder Profiling-Cookies
3. Wie wir Ihre Daten verwenden
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für folgende Zwecke:
- Bereitstellung des Dienstes: Betrieb Ihres Kontos, Verarbeitung Ihrer Ingenieurdokumente mit KI, Durchführung von Berechnungen (DIN EN 12831, VDI 2078 etc.), Projektverwaltung.
- Authentifizierung und Sicherheit: Verifizierung Ihrer Identität, Verhinderung unbefugten Zugriffs, Führung von Audit-Trails.
- Abrechnung und Zahlungen: Verwaltung Ihres Abonnements, Tracking des KI-Guthabens, Zahlungsabwicklung über Stripe.
- Serviceverbesserung: Überwachung der Systemstabilität, Fehlerbehebung, Leistungsoptimierung (aggregiert, anonymisiert).
- Rechtliche Compliance: Beantwortung rechtmäßiger Anfragen, Führung von Aufzeichnungen gemäß deutschem Handelsrecht (HGB § 257: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Rechnungen).
Wir verkaufen Ihre Daten nicht an Dritte, verwenden sie nicht für Werbung oder Profiling und trainieren keine KI-Modelle mit Ihren Projektdaten (Google Vertex AI ist so konfiguriert, dass Google Ihre Daten nicht für das Modelltraining verwenden darf).
4. Hinweis zu KI-generierten Inhalten
Unsere Plattform verwendet künstliche Intelligenz (Google Gemini über Vertex AI) zur Analyse von Ingenieurdokumenten, zur Durchführung normkonformer Berechnungen, zur Erstellung von Vergabedokumenten (Leistungsverzeichnis/GAEB) und zur Bereitstellung von Vorschlägen über den KI-Chat.
Wichtiger Hinweis: Alle KI-generierten Ausgaben sind Vorschläge, die von einer qualifizierten Fachkraft geprüft und validiert werden müssen. Die Intelstrom GmbH haftet nicht für Ingenieurentscheidungen auf Basis KI-generierter Inhalte. Einzelheiten: KI-Haftungsausschluss.
5. Wo Ihre Daten gespeichert werden
| Dienst | Standort | Zweck |
|---|---|---|
| AWS (Amazon Web Services) | Frankfurt, Deutschland (eu-central-1) | Primäre Infrastruktur: Server, Datenbanken, Dateispeicher |
| Google Cloud (Vertex AI) | Belgien (europe-west1) | KI-Modell-Inferenz für Dokumentenanalyse |
| Stripe | EU / USA | Zahlungsabwicklung |
| Sentry | EU-Endpunkt (Deutschland) | Optionale Fehler- und Performanceanalyse (nur mit Einwilligung) |
Alle primären Datenspeicherungen erfolgen in der Europäischen Union. Für etwaige Verarbeitungen durch Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU verwenden wir Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß DSGVO Kapitel V.
6. Aufbewahrungsfristen
| Datenkategorie | Aufbewahrungsfrist | Löschauslöser |
|---|---|---|
| Kontodaten | Bis zur Kontolöschung | Nutzerinitiiert oder DSGVO-Anfrage |
| Projektdateien und -inhalte | Bis zur Projekt- oder Kontolöschung | Nutzerinitiiert oder DSGVO-Anfrage |
| KI-Chatverläufe | Bis zur Sitzungs- oder Kontolöschung | Nutzerinitiiert oder DSGVO-Anfrage |
| Audit-Logs | 12 Monate ab Erstellung | Automatische Bereinigung |
| Nutzungsstatistiken | 90 Tage rollierend | Automatische Bereinigung |
| Rechnungen / Abrechnungsbelege | 10 Jahre (HGB § 257) | Automatisch nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht |
| Sentry-Ereignisse | 30 Tage | Automatisch durch Sentry |
7. Ihre Rechte (DSGVO Art. 12–22)
| Recht | Wie Sie es ausüben |
|---|---|
| Auskunft (Art. 15) | Datenexport in den Kontoeinstellungen oder Kontakt an privacy@intelstrom.com |
| Berichtigung (Art. 16) | Profil in den Einstellungen aktualisieren oder uns kontaktieren |
| Löschung (Art. 17) | „Konto löschen" in den Einstellungen (72-Stunden-Gnadenfrist) oder uns kontaktieren |
| Einschränkung (Art. 18) | Kontakt: privacy@intelstrom.com |
| Datenübertragbarkeit (Art. 20) | Datenexport — vollständige Datei aller Ihrer Daten |
| Widerspruch (Art. 21) | Kontakt: privacy@intelstrom.com für Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen |
| Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) | „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß (für Statistik/Sentry) — mit Wirkung für die Zukunft |
| Beschwerde | Wenden Sie sich an Ihre zuständige Datenschutzbehörde (siehe Abschnitt 14) |
Wir beantworten alle Datenschutzanfragen innerhalb von 30 Tagen (verlängerbar auf 90 Tage bei komplexen Anfragen, mit vorheriger Benachrichtigung).
8. Kontolöschung
Wenn Sie Ihr Konto löschen, beginnt eine 72-stündige Gnadenfrist (Abbruch jederzeit möglich). Danach werden Ihre Projekte, Dokumente, Befunde, Berechnungen, KI-Chatverläufe, hochgeladenen Dateien (S3), Ihr Profil sowie Ihre Authentifizierungsidentität (AWS Cognito) dauerhaft und unwiderruflich gelöscht. Einzig verbleibend ist ein Compliance-Audit-Eintrag, der die Löschung als DSGVO-Nachweis bestätigt.
9. Cookies und Einwilligung
9.1 Technisch notwendige Speicherung
Für den Betrieb der Plattform verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Speichermechanismen (JWT-Token im localStorage zur Authentifizierung, Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung, UI-Status im sessionStorage). Diese sind gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG und Art. 5 Abs. 3 ePrivacy-Richtlinie von der Einwilligungspflicht ausgenommen.
9.2 Statistik & Fehleranalyse (nur mit Einwilligung)
Eine optionale Performance- und Fehleranalyse über Sentry (Performance-Tracing und Session-Replay) aktivieren wir ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG). Bei Session-Replays werden Texteingaben und Medien standardmäßig maskiert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
10. Datensicherheit
Wir schützen Ihre Daten mit Verschlüsselung (TLS 1.2+ bei der Übertragung, AES-256/KMS im Ruhezustand), Mandantentrennung (Row-Level Security auf Datenbankebene, S3-Präfix-Isolierung), rollenbasierten Zugriffskontrollen (RS256-JWT-Authentifizierung) und unveränderlichen Audit-Trails für alle wesentlichen Aktionen.
11. Datenschutz für Minderjährige
Cortex ist eine professionelle B2B-Engineering-Plattform und nicht für Personen unter 16 Jahren bestimmt. Wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen benachrichtigen wir aktive Nutzer per E-Mail und veröffentlichen die aktualisierte Fassung mit neuem Datum.
13. Kontakt
E-Mail: privacy@intelstrom.com Postanschrift: Intelstrom GmbH, Dr.-Gessler-Straße 12A, 93051 Regensburg, Deutschland
14. Aufsichtsbehörde
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) Promenade 18, 91522 Ansbach Website: https://www.lda.bayern.de E-Mail: poststelle@lda.bayern.de